Relance de facture impayée : les étapes, les délais et trois modèles de messages
Une facture impayée n'est pas une dispute : c'est une étape à gérer, calmement et par écrit. Voici comment s'y prendre, de la première relance à la mise en demeure.
Ce guide donne des repères généraux. Pour un cas précis, faites valider votre démarche par votre expert-comptable ou un conseil juridique.
Avant de relancer : vérifiez
- La facture a bien été envoyée (date, mode d'envoi) et le client l'a reçue.
- Elle porte les mentions obligatoires : date d'échéance, taux des pénalités de retard, et, entre professionnels, l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement.
- Le client n'a pas déjà payé : vérifiez votre compte avant d'écrire.
- Il n'a pas contesté la facture. S'il y a un désaccord, on traite d'abord le désaccord.
Les délais : ce que dit la règle
Entre professionnels, le délai de paiement est fixé par le contrat ou les conditions de vente. À défaut, il est de 30 jours après la réception de la marchandise ou l'exécution de la prestation. Le délai convenu ne peut pas dépasser 60 jours à compter de la date de la facture, ou 45 jours fin de mois.
Pénalités de retard et indemnité de 40 €
Entre professionnels, dès que la date d'échéance est dépassée :
- des pénalités de retard sont dues, au taux indiqué sur la facture ou dans vos conditions de vente. Ce taux ne peut pas être inférieur à trois fois le taux d'intérêt légal ;
- une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement est due pour chaque facture en retard. Elle est due de plein droit, sans rappel nécessaire.
Avec un particulier, ces règles ne s'appliquent pas de la même façon. Reportez-vous à vos conditions de vente et à un conseil.
Le calendrier de relance, étape par étape
| Quand | Ce qu'on fait | Le ton |
|---|---|---|
| Quelques jours avant l'échéance | Un rappel (facultatif) avec la facture en pièce jointe | Amical |
| 1 à 5 jours après l'échéance | Première relance | Courtois : « c'est peut-être un oubli » |
| Environ 15 jours après | Deuxième relance, avec la date limite que vous fixez | Ferme et poli |
| Environ 30 jours après | Dernière relance avant la mise en demeure | Net, factuel |
| Ensuite | Mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception | Formel |
Ces délais sont des repères courants : adaptez-les à votre activité et à vos clients.
Trois modèles de messages
1. Le rappel amical
Bonjour [prénom],
Sauf erreur de ma part, la facture n° [numéro] de [montant] € arrivée à échéance le [date] n'a pas encore été réglée. C'est peut-être un oubli : je vous la joins à nouveau.
Pouvez-vous me confirmer la date de paiement prévue ?
Bien cordialement,
[votre nom]
2. La relance ferme
Bonjour [prénom],
Malgré notre précédent message, la facture n° [numéro] de [montant] €, échue depuis le [date], reste impayée. Je vous remercie de la régler avant le [date limite].
Si un point vous pose problème, dites-le-moi : nous le règlerons ensemble.
Bien cordialement,
[votre nom]
3. La dernière relance avant mise en demeure
Bonjour [prénom],
La facture n° [numéro] de [montant] €, échue depuis le [date], n'est toujours pas réglée. Sans règlement ou réponse de votre part avant le [date limite], je serai amené à vous adresser une mise en demeure par lettre recommandée. Des pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de recouvrement prévues à nos conditions de vente seront alors applicables.
Bien cordialement,
[votre nom]
Vous pouvez aussi générer ces messages en quelques secondes avec le générateur de relance de facture.
Si le client ne paie toujours pas
- La mise en demeure : une lettre recommandée avec accusé de réception qui fixe un dernier délai. Elle date officiellement le point de départ de certaines conséquences.
- L'injonction de payer : une procédure simplifiée devant la juridiction compétente, pour obtenir une décision sans audience. Un commissaire de justice (le nouveau nom des huissiers) peut ensuite faire signifier la décision.
- Le délai pour agir : en règle générale, une créance se prescrit par cinq ans.
Ce qu'il faut éviter
- Menacer (d'un tribunal, d'un huissier) dans les premières relances : cela braque le client et ne règle rien.
- Relancer par téléphone sans laisser de trace écrite.
- Relancer un client qui conteste : traitez d'abord son désaccord.
- Inventer une urgence (« dernier jour ») qui n'existe pas.
Un agent IA peut préparer ces relances pour vous, étape par étape, en vous les montrant avant l'envoi : voir la page relance de factures impayées.
Questions fréquentes
Quel est le délai légal pour payer une facture entre professionnels ?
Sauf accord contraire, 30 jours après la réception de la marchandise ou l'exécution de la prestation. Un délai convenu ne peut pas dépasser 60 jours à compter de la date de la facture, ou 45 jours fin de mois.
L'indemnité de 40 € est-elle due automatiquement ?
Entre professionnels, oui : elle est due de plein droit pour chaque facture payée en retard, sans qu'un rappel soit nécessaire. Elle doit être mentionnée sur la facture.
Faut-il un huissier pour relancer une facture ?
Non. Les premières relances se font par vous, par écrit. Le commissaire de justice (ex-huissier) n'intervient qu'après la mise en demeure et une décision, si le client ne paie toujours pas.